circle-persian-green io-persian-green circle-curious-blue

hetarchief.be: veelgestelde vragen

Wat betekent het voor mij als CP om een deel van mijn collectie te ontsluiten op hetarchief.be?

Jouw organisatie heeft, net als andere Vlaamse media-, podiumkunsten- en erfgoedorganisaties, een schat aan beeld en geluid verzameld. Hetarchief.be wil deze rijkdom dichter bij het publiek brengen, door jouw materiaal makkelijk doorzoekbaar te maken. Zo krijgt je werking meer zichtbaarheid en kan je bezoekers van verschillende achtergronden toeleiden naar jouw organisatie.

Natuurlijk plaatsen we geen beeldmateriaal op hetarchief.be, maar enkel omschrijvingen en metadata. Op deze manier weten gebruikers wat ze van jou kunnen verwachten voor ze een aanvraag doen. Want als bezoekers interesse hebben in jouw video- of geluidsmateriaal, verwijzen we ze meteen door naar jouw organisatie. Zo behoud jij de controle over wat je deelt en over hoe jouw beeld en geluid gebruikt wordt. Dankzij de online infrastructuur van hetarchief.be is je archief maximaal doorzoekbaar voor het brede publiek. Je draagt bovendien bij aan het maatschappelijk belang van het ontsluiten van archiefmateriaal voor onderzoek, persoonlijke interesse of lokale geschiedenis.

Jouw voordeel als contentpartner:

  • Meer zichtbaarheid
  • Makkelijk doorzoekbare collecties
  • Directe communicatie met bezoekers
  • Controle over je materiaal via aanvragen

Het voordeel voor gebruikers:

  • Inspirerend materiaal dat anders moeilijk te vinden is
  • Eenvoudig items aanvragen
  • Meer inzicht in het beschikbare archiefmateriaal
  • Toegankelijk voor iedereen

Kan ik inloggen met mijn meemoo-account op hetarchief.be?

Ja dat kan. Je hoeft echter enkel in te loggen als je bladwijzers wil bewaren of aanvragen bij andere contentpartners wil plaatsen.

Toegang tot Catalogus Pro

Je kan als medewerker van een meemoo-contentpartner ook toegang vragen tot Catalogus Pro. Op Catalogus Pro kan je naast zoeken ook het materiaal zelf afspelen of beluisteren. Catalogus Pro is uitsluitend toegankelijk voor medewerkers van contentpartners in welomschreven functiecategorieën. Controleer eerst of jij aan deze registratievoorwaarden voldoet.

Ga daarna naar cataloguspro.hetarchief.be. Op de aanmeldpagina klik je op ‘Vraag een account aan’ en vul je het formulier in. Een meemoo-medewerker zal daarna je aanvraag evalueren. Indien je aan de registratievoorwaarden voldoet, zal je account geactiveerd worden. Wanneer je voor de eerste keer inlogt, zullen we je vragen om de gebruiksvoorwaarden te aanvaarden.

Wil je toch toegang tot hetarchief.be om bijvoorbeeld bladwijzers te bewaren?

  • Beschik je al over een Mijn meemoo-account, dan kan je met dit account ook inloggen op hetarchief.be. Zo hoef je maar één gebruikersaccount bij te houden. Klik bij hetarchief.be op Aanmelden in de hoofdnavigatie. Kies daarna voor ‘Meld je hier aan met je “Mijn meemoo-account”’.

w700q85_Screenshot_aanmelden.png

  • Beschik je nog niet over een Mijn meemoo-account? Bekijk dan eerst of je ook toegang nodig hebt tot andere meemoo-platformen. Indien niet, dan raden we je aan om een eigen hetarchief.be-account aan te maken. Klik op ‘Registreer je hier!” om een hetarchief.be-account aan te maken. Met een hetarchief.be-account kan je niet inloggen op de andere meemoo-platformen (meemoo-archiefsysteem, AMS, Catalogus Pro, contract.meemoo.be).

Hoe zorg ik ervoor dat een item niet meer op hetarchief.be getoond wordt?

Je kan ten allen tijde licenties instellen of aanpassen via het meemoo-archiefsysteem (MAM), per item of in bulk. Als contentpartner heb je hier zelf de controle over. We willen je er wel op wijzen dat aanpassingen aan de licenties in principe enkel wegens specifieke redenen (zoals exclusieve rechten met derden of gevoelig materiaal) nodig zijn.

Deze twee licenties zijn belangrijk voor hetarchief.be:

  • VIAA-PUBLIEK-METADATA-LTD: als deze licentie is aangevinkt, dan tonen we een beperkte set aan metadata. Enkel de beperkte set aan metadata is opzoekbaar.
  • VIAA-PUBLIEK-METADATA-ALL: als deze licentie is aangevinkt, dan tonen we een uitgebreide set aan metadata. De uitgebreide set aan metadata is opzoekbaar.

Als beide licenties zijn uitgevinkt, dan is het item niet opzoekbaar én wordt het volledige item niet getoond op hetarchief.be.

Meer over het aanpassen van licenties, lees je hier.

Welke metadatasets en licenties delen we op hetarchief.be?

Op hetarchief.be delen we metadata van de volledige collecties van contentpartners in het meemoo-archiefsysteem (MAM). Dit gebeurt niet zomaar; we houden rekening met een aantal parameters die de ontsluiting van de metadata van items begrenzen.

Hetarchief.be ontsluit enkel:

  • metadata van audio en video. Fragmenten, kranten en foto’s worden (nog) niet ontsloten;
  • items die niet meer in de bufferzone aanwezig zijn;
  • items met een geslaagde kwaliteitscontrole.

Licenties in het meemoo-archiefsysteem

Een publieke metadatacatalogus zoals Het Archief betekent niet dat alle metadata zomaar publiek beschikbaar worden. Je hebt als contentpartner zelf controle over de items die je ontsluit en hoe je ze ontsluit. Dit kan je zelf beheren via de licenties in het meemoo-archiefsysteem (MAM).

Lees meer over de meemoo-licenties in het archiefsysteem

hetarchief.be gebruikt twee licenties. Licentie ‘VIAA-PUBLIEK-METADATA-LTD’ is standaard aangevinkt. Licentie ‘VIAA-PUBLIEK-METADATA-ALL’ is standaard uitgevinkt. We geven graag mee dat licenties uitvinken in principe enkel nodig is wegens specifieke redenen (bv. als het om gevoelig materiaal gaat of als derden over exclusieve rechten beschikken).

Metadataontsluiting

Op hetarchief.be ontsluiten we een afgesproken set aan metadata. Afspraken hierrond maakten we op basis van een interne analyse en de input van een werkgroep samengesteld uit de meemoo-contentpartners. Deze metadata worden vervolgens ontsloten onder de eerder vermelde licenties.

Samengevat zijn er drie mogelijkheden wat betreft de licenties om metadata te ontsluiten op hetarchief.be:

  VIAA-PUBLIEK-METADATA-LTD VIAA-PUBLIEK-METADATA-ALL
  Standaard: AAN Standaard: UIT
Een uitgebreide set aan metadata is raadpleegbaar. UIT AAN
Een beperkte set aan metadata wordt getoond. AAN UIT
Het item is niet raadpleegbaar. UIT UIT

Bekijk hier welke metadatasets we ontsluiten op onze interactieplatformen

Hoe kan ik de metadata bewerken die getoond wordt op hetarchief.be?

Hetarchief.be toont de metadata zoals deze zijn toegevoegd in het meemoo-archiefsysteem (MAM). Daar kan je ten allen tijde de metadata bij jouw items bewerken. Let wel: de bewerkingen worden pas de volgende dag zichtbaar op hetarchief.be.

Toegang tot het meemoo-archiefsysteem (MAM)

Heb je nog geen toegang tot het meemoo-archiefsysteem (MAM)? Lees hier meer over toegang tot het meemoo-archiefsysteem (MAM) en hoe je een account aanvraagt.
Heb je wel al toegang, dan kan je inloggen op archief.meemoo.be en je eigen digitale collectie beheren door onder meer de metadata aan te passen.

Gebruik van het meemoo-archiefsysteem (MAM)

  • Log in op archief.meemoo.be.
  • Ga vervolgens naar de beheersmodule (dit is een Java-applicatie). Dit doe je door de beheersmodule te openen.
    • Richtlijnen rond installatie en gebruik van de beheersmodule vind je hier.
    • In onze handleiding op pagina 9 lees je meer over hoe je de beheersmodule kan downloaden en openen. Hiervoor is de installatie van Java vereist.
  • Eens je bent ingelogd in de beheersmodule zal je in de linkerkolom het meemoo-metadatamodel met jouw aanwezige metadata zien verschijnen. De lichtgrijze velden kan je aanpassen. Ook de licenties kan je hier aanpassen.
    • Lees hier meer over het meemoo-metadatamodel.
    • Welke metadata onder welke licenties we publiceren op Het Archief lees je hier.
    • Je kan op twee manieren metadata bewerken:
      • Item per item
      • In bulk: dit doe je door meerdere items te selecteren, de metadata te bewerken en vervolgens op bewaren te klikken. Let wel: de metadata die je bewerkt moet van toepassing zijn voor alle geselecteerde items. Licenties in bulk aanpassen kan bijvoorbeeld handig zijn. Een titel daarentegen is vaak verschillend per item en niet ideaal om te bewerken via een bulkupdate.

Support en opleiding

Wil je graag de mogelijkheden bespreken om je metadata op de beste manier te bewerken of heb je verdere assistentie nodig, aarzel dan niet om contact op te nemen met support@meemoo.be.

Hou zeker onze eventkalender in de gaten. We organiseren regelmatig opleidingen over het meemoo-archiefsysteem (MAM). Daar leer je meer over de beheersmodule, het bewerken van metadata, het aanmaken van fragmenten, enzovoort.

Hoe kan een gebruiker een item aanvragen via hetarchief.be?

Op hetarchief.be draait alles om zoeken en vinden in het audiovisueel archiefmateriaal van meer dan 100 van onze contentpartners. Met de juiste zoekopdracht vind je, voor zover de metadata beschikbaar zijn, snel het beoogde resultaat. Op de website zelf kan je het materiaal niet bekijken of beluisteren. Wie het materiaal wil raadplegen of hergebruiken, kan een aanvraag richten aan de partner zelf. Hiervoor vult hij of zij het aanvraagformulier in op de detailpagina van het item.

Uit ons gebruikersonderzoek blijkt dat ‘uniformiteit’ belangrijk is voor gebruikers. We schenken op hetarchief.be aandacht aan de diversiteit aan materiaal en partners, maar in de aanvraagprocedure stellen we een standaardformulier voor dat alle contentpartners kunnen gebruiken. Is dit voor jouw organisatie niet werkbaar, dan is er ook de mogelijkheid om door te verwijzen naar een eigen formulier. We overlopen hier beide opties.

1. Standaardaanvraagformulier van meemoo

Verschillende potentiële doelgroepen hebben hetarchief.be getest. Daarbij kwam naar voor dat hun voorkeur uitgaat naar een formulier dat voor verschillende items en partners hetzelfde is. Het formulier dat wij op basis van deze input opstelden, is specifiek voor aanvragen naar audiovisueel materiaal. Informatie als de titel, contentpartner en PID worden automatisch meegegeven in het formulier.

Hoe gaat het in zijn werk?

  1. De gebruiker vindt een item op hetarchief.be en gaat naar de detailpagina van het item.
  2. De gebruiker klikt op de link naar het aanvraagformulier op de detailpagina.
  3. De gebruiker vult het aanvraagformulier in.
  4. Het aanvraagformulier wordt verzonden naar de contentpartner in kwestie en de gebruiker ontvangt een kopie.
  5. Jij als contentpartner volgt de aanvraag verder op en neemt contact op met de gebruiker. Meemoo is hier niet meer in betrokken.

Welke informatie hebben we van jouw organisatie nodig?

Een e-mailadres waarnaar het aanvraagformulier - aanwezig bij ieder object - mag verzonden worden. Als contentpartner hoef je zelf niets extra te voorzien. Er moet enkel gezorgd worden dat de aanvraag verwerkt wordt bij ontvangst.

Welke informatie staat op het formulier en welke gegevens vragen we over de gebruiker in het aanvraagformulier?

Algemene informatie:

  • Korte toelichting over hoe het aanvraagformulier werkt en wat er gebeurt nadat het aanvraagformulier verzonden is.

w1440q85_Screenshot_aanvraag.png

  • Gegevens over het object:
    • Titel
    • Contentpartner
    • PID
    • Lokale CP ID (indien aanwezig)
    • Bestandstype (video of audio)

Over de aanvrager:

  • Naam
  • Voornaam
  • Organisatie (optioneel)
  • E-mailadres
  • Type aanvraag:
    • bekijken/beluisteren
    • hergebruik
  • Type gebruiker:
    • privégebruiker
    • professionele gebruiker
    • student/onderzoeker
  • Extra toelichting bij de aanvraag (optioneel)

2. Je eigen aanvraagformulier gebruiken

Heeft jouw organisatie een eigen proces om archiefaanvragen voor beeld en geluid te verwerken? Dat kan bijvoorbeeld via een centraal aanvraagformulier, maar dat kan ook via een eigen online catalogus waar elke item raadpleegbaar en aanvraagbaar is. Dan kan je de aanvraagprocedure die je daarvoor gebruikt ook gebruiken voor Het Archief. In plaats van het standaardformulier komt er dan een doorverwijzing naar het aanvraagformulier op je eigen website of naar het item in je eigen online catalogus.

Aan welke voorwaarden moet het eigen aanvraagformulier voldoen?

  • Het aanvraagformulier moet online ingevuld kunnen worden.
  • Het formulier moet geschikt zijn voor audiovisueel materiaal. Daarom is een algemeen contact- of invulformulier minder interessant.
  • Om de aanvraag gebruiksvriendelijk te laten verlopen, is het nuttig dat zaken als de PID en Lokale CP ID meegenomen worden. Daarom is het belangrijk dat het formulier van jouw organisatie online ingevuld kan worden (bij een invulformulier in een pdf-bestand of Word-bestand is dit niet mogelijk).

Hoe gebruik ik mijn eigen aanvraagformulier op hetarchief.be?

Naast het standaardaanvraagformulier van meemoo, bieden we ook de mogelijkheid om voor jouw organisatie een koppeling te leggen naar je eigen aanvraagprocedure. Dat kan bijvoorbeeld via een centraal aanvraagformulier, maar dat kan ook via een eigen online catalogus waar elk item raadpleegbaar en aanvraagbaar is. Hoe gaat dat in zijn werk?

  • De gebruiker vindt een item op hetarchief.be en gaat naar de detailpagina van het item.
  • De gebruiker klikt op de link naar het aanvraagformulier op de detailpagina.
  • De gebruiker wordt doorverwezen ofwel:
    • naar het centrale aanvraagformulier op de website van de contentpartner
    • naar de pagina van het item in de catalogus van de contentpartner. Informatie als de PID kan worden meegegeven vanuit hetarchief.be (zie onder). Meemoo is hier verder niet meer in betrokken.
  • De gebruiker vult het aanvraagformulier in op de website van de contentpartner en verstuurt de aanvraag naar de contentpartner. De contentpartner volgt de aanvraag verder op en neemt contact op met de gebruiker.

Kan er informatie (zoals de PID) vanuit hetarchief.be vooringevuld worden op mijn eigen aanvraagformulier?

Ja, dit is mogelijk. Er zijn een aantal parameters voorzien die meegestuurd kunnen worden in de URL naar het aanvraagformulier. Het gaat bijvoorbeeld om PID, Lokale CP ID, naam van de aanvrager, voornaam van de aanvrager, e-mailadres van de aanvrager, enzovoort.

Een URL met een parameter om een PID mee te sturen, kan er zo uit zien: : www.contentpartner.be/aanvraagformulier?pid_viaa=#{pid}

Welke informatie heeft meemoo hiervoor van mij nodig?

Indien je als contentpartner een eigen aanvraagformulier wil gebruiken met vooringevulde velden, hebben we een URL nodig waarnaar hetarchief.be kan doorverwijzen. In deze URL kunnen een aantal parameters opgenomen worden zodat informatie (vb. PID, Lokale CP ID) kan doorgestuurd worden en opgenomen worden in het eigen aanvraagformulier.

Hoe kan ik een koppeling maken tussen het item op hetarchief.be en hetzelfde item in mijn eigen online catalogus?

Door het toevoegen van de URL naar het item in je eigen online catalogus in het metadataveld ‘Hoofd Lokale CP ID’ in het meemoo-archiefsysteem (MAM) kan er een koppeling gelegd worden tussen beide catalogi. We zorgen er dan voor dat de knop ‘Naar het aanvraagformulier’ doorverwijst naar de URL die is opgegeven in het metadataveld ‘Hoofd Lokale CP ID’.

Wil je graag een eigen formulier gebruiken of een koppeling maken naar je eigen online catalogus?

Neem contact op met support@meemoo.be. Dan maken we een analyse van de mogelijkheden van jouw formulier met het gemak van de gebruiker voor ogen.

Ik ontving een aanvraag van een gebruiker via hetarchief.be. Wat nu?

Een gebruiker heeft een item gevonden op hetarchief.be dat hij interessant vindt en wil het item graag raadplegen of hergebruiken. Hiervoor neemt deze persoon contact op met jou als aanbieder via het aanvraagformulier op de detailpagina van het item. Jij als contentpartner ontvangt de aanvraag in jouw mailbox samen met de persoonsgegevens van de aanvrager. De gebruiker geeft via het formulier ook aan of die het materiaal wil bekijken of beluisteren, dan wel hergebruiken. Jij ontvangt deze informatie ook. Tegelijkertijd ontvangt de aanvrager een kopie van de aanvraag en persoonsgegevens.

Eens de aanvraag naar jouw organisatie werd verstuurd, ligt de opvolging in jouw handen. Op Het Archief geven we aan dat iedere organisatie een eigen beleid heeft inzake raadpleging, vergoeding, klaring van rechten en hergebruik. Voor meer informatie hierover kan een gebruiker dus bij jou terecht.

Tip: Voeg support@meemoo.be toe aan je e-mailcontacten, zodat de aanvragen voor jouw organisatie niet als spam gemarkeerd worden.

Kan het aanvraagformulier op hetarchief.be naar verschillende e-mailadressen verzonden worden?

Dit kan momenteel niet.

Heb je echter de wens om dit wel te doen, maak dit dan zeker kenbaar aan meemoo door een bericht te sturen naar support@meemoo.be. Er wordt in kaart gebracht of dit een mogelijke nieuwe functionaliteit kan zijn.

Hoe pas ik de contactgegevens/e-mailadres van mijn organisatie op hetarchief.be aan?

We vermelden bij elk item op hetarchief.be de contactgegevens van de contentpartner die het item beheert. We proberen deze contactgegevens dan ook up to date te houden. Vind je echter verkeerde informatie terug over je eigen organisatie of ontbreken er gegevens, neem dan contact op met support@meemoo.be. Vermeld zeker dat het gaat over hetarchief.be.

Het e-mailadres van jouw organisatie is zeer belangrijk omdat daar het aanvraagformulier naar verzonden wordt.

We tonen of gebruiken deze contactgegevens op hetarchief.be:

  • naam van de contentpartner
  • logo van de contentpartner
  • korte beschrijving van de contentpartner
  • e-mailadres
  • website

Wat doe ik als hetarchief.be niet lijkt te werken?

Je kan steeds met je vragen of opmerkingen terecht bij support@meemoo.be. Omschrijf duidelijk jouw vraag of opmerking en vermeld zeker dat het gaat over hetarchief.be. Een meemoo-medewerker zal jouw vraag verder behandelen.

Ik heb een vraag of opmerking over hetarchief.be. Waar kan ik terecht?

Je kan steeds met je vragen of opmerkingen terecht bij support@meemoo.be. Omschrijf duidelijk jouw vraag of opmerking en vermeld zeker dat het gaat over hetarchief.be. Een meemoo-medewerker zal jouw vraag verder behandelen.