circle-persian-green io-persian-green circle-curious-blue

Hoe verpak en barcodeer ik mijn glasplaten?

Sponsorlogo-EFRO.png 20200403_AV_COMM_Europese_unie.png

Wat heb ik nodig?

w1440h700zcCq85_IMG_20220208_152220.jpeg

 

Vooraleer je begint aan de verpakking van je glasplaten, verzamel je al het benodigde materiaal om te verpakken, barcoderen en registreren, namelijk:

Heb je extra fourflaps, barcodes of verzameldozen nodig? Geef dan je bestelling door via het bestelformulier!

Hoe richt ik mijn werkomgeving in?

Zorg bij het manipuleren van de glasplaten voor een zachte en propere ondergrond. Je kan eventueel gebruik maken van een snijmat waar je elke dag een nieuwe laag zuurvrij papier overlegt. Daarnaast gebruik je best handschoenen om de glasplaten te manipuleren, bij voorkeur nitril handschoenen. Katoenen handschoenen kunnen eventueel ook, maar daarmee heb je vaak te weinig grip en die geven pluisjes af. Gebruik in ieder geval handschoenen die geen latex bevatten.

 


Welke types verpakking gebruik ik?

Elke glasplaat die op transport gaat naar het digitaliseringsbedrijf moet veilig verpakt worden in een primaire en een secundaire verpakking. Klik onderstaande secties open om meer over de twee types te lezen.

Primaire verpakking

Wat is het?

De primaire verpakking is de eerste verpakkingslaag net rond de glasplaat. In de meeste gevallen zal dit gaan over een zuurvrij papieren fourflap of hoes. Dit is ook het materiaal dat door meemoo wordt aangeleverd om als primaire verpakking te dienen.

Als jouw glasplaten al eerder een primaire verpakking hebben gekregen, kan het zijn dat je geen gebruik hebt gemaakt van fourflaps maar bv. van polyester hoesjes, zuurvrij zijdepapier of een ander bufferend materiaal. Dat kan uiteraard ook.

Waarom is het nodig?

In het kader van dit project vragen we een primaire verpakking om twee belangrijke redenen:

  1. er moet een barcode kunnen worden aangebracht om iedere glasplaat een unieke identificatie te geven. Om verschillende (conservatie- en digitaliserings)redenen brengen we die liever niet op de glasplaat zelf aan.
  2. het creëert een extra veilige buffer tijdens het transport naar het digitaliseringsbedrijf.

 Uitzondering: in sommige gevallen kan er geen primaire verpakking worden aangebracht, bv. wanneer de glasplaten in een originele houten kist veilig verpakt zijn (met tussenschotjes zodat ze tijdens transport niet kunnen bewegen). Dan volstaat het om een schutblaadje tussen de glasplaten aan te brengen waarop de barcode wordt gekleefd. Het schutblaadje met de barcodes bevindt zich telkens net vóór de betreffende glasplaat in de lade of kist. Met andere woorden: de glasplaat waarop de barcode van toepassing is bevindt zich net achter het schutblad met barcode.

Welk formaat kies ik en hoe vouw ik?

1. Voorgesneden fourflaps

Heb je bij meemoo fourflaps besteld? Neem er dan even dit schema bij om te zien welk formaat er in welk standaardformaat fourflap past:

Formaat glasplaat (in mm) Formaat fourflap (in mm)
60x90  65x90
64x90 65x90
65x90  65x90
80x105 90x120
84x110 90x120
85x100 90x120
90x114 90x120
90x120 90x120
90x130 100x130
90x180 130x180
100x130 100x130
100x150 130x180
120x165 130x180
122x165 130x180
122x167 130x180
128x178 130x180
130x180 130x180
178x238 180x240
180x240 180x240
240x300 240x300

Om de fourflap te vouwen, leg je de glasplaat op het vaste middengedeelte van de ongeplooide fourflap, met zijn matte kant (emulsiezijde) naar beneden. Plooi de flappen vervolgens voorzichtig over de glasplaat in deze volgorde:

  1. Plooi de flap onderaan naar boven.
  2. Plooi de linkerflap over de glasplaat.
  3. Plooi de rechterflap over de glasplaat.
  4. Plooi de flap bovenaan naar onder.
  5.  

In de ingepakte vorm bedekt de bovenste flap (nr. 4 in de afbeelding hieronder) alle onderliggende flappen. Op de bovenste flap wordt ook de barcode (rechtsboven) aangebracht.

w700q85_GPL_fourflap_vouwschema.png

2. Zelf fourflaps snijden

Staat het formaat van jouw glasplaat hier niet tussen? Dan gaat het om een buitengewoon formaat. We raden aan om een vel zuurvrij papier te gebruiken en dit op maat te snijden of zo te gebruiken als primaire verpakking.

  1. Leg de glasplaat in het midden van het vel papier.
  2. Duid de hoeken van de glasplaat met potlood aan op het papier.
  3. Snij of knip de buitenste hoeken weg.
  4. Leg de glasplaat op het papier en vouw toe, zoals voorgeschreven in het vouwschema hierboven.

w700q85_GPL_fourflap_knippen.png

Hoe verpak ik gebroken glasplaten?

We hebben er vertrouwen in dat jij, als collectiebeheerder of -medewerker, de glasplaten op zo’n manier zal verpakken dat deze veilig op transport kunnen en ook in dezelfde toestand na digitalisering weer bij jou kunnen terugkeren. Hiervoor rekenen we tijdens het verpakkingswerk op jullie eigen expertise, kennis en ervaring, en voorzien wij zoveel mogelijk begeleiding.

Ons voorstel voor het verpakken van een gebroken glasplaat is het volgende:

  1. Leg de gebroken stukken zo goed mogelijk op hun plaats in de fourflap.
  2. Plaats twee extra stukken (zuurvrij) karton onder en bovenop de stukken glasplaten.
  3. Vouw de fourflap toe en bind eventueel na het dichtvouwen een lint rond de fourflap dat het geheel mooi samenhoudt. Het digitaliseringsbedrijf wordt gevraagd om al het materiaal na digitalisering te verpakken zoals ze het hebben ontvangen.

Hetzelfde kan je doen voor gebarsten glasplaten om te voorkomen dat ze breken tijdens het transport.

Zijn jouw glasplaten al verpakt op een andere manier dan hierboven beschreven (bv. in polyester hoesjes of een andere vorm)? Dan kan dit uiteraard ook, zolang:

  • er een barcode kan worden op aangebracht, en;
  • ze op die manier veilig op transport kunnen gaan.
Wist je dat je bij ons zowel standaard fourflaps, zuurvrij papier (A4), opvulmateriaal als verzameldozen kan bestellen? Gebruik hiervoor het bestelformulier. Twijfel je over de manier waarop de glasplaat verpakt is of moet worden? Neem contact op met support@meemoo.be.

 

Secundaire verpakking

Wat is het?

Onder secundaire verpakking verstaan we de (meestal kartonnen) verzameldoos waarin de verpakte glasplaten worden geplaatst om op transport te kunnen gaan. Afhankelijk van de afmetingen van de glasplaten kunnen verschillende formaten van dozen worden gebruikt. Voor de dozen die meemoo aanlevert, hanteren we 3 formaten: Klein, Medium en Groot. Voor de formaten Medium en Groot wordt ook een optioneel inzetstuk voorzien.

Maak je gebruik van de door meemoo voorziene verzameldozen? Dan krijg je die ongeplooid aangeleverd. Bekijk hier hoe je de dozen (en het bijgeleverde inzetstuk) vouwt.

Formaat van de doos?

Bij het kiezen van het juiste formaat verzameldoos hou je in eerste instantie rekening met de afmetingen van de glasplaten. Kies een doos die qua formaat niet te veel ruimte laat tussen de glasplaten die je erin verzamelt. De overgebleven ruimte aan de randen kan je opvullen met noppenfolie, schuimvellen of proppen zuurvrij papier. Indien je zulk opvulmateriaal niet voorhanden hebt, kan meemoo voor jou van een pakketje opvulmateriaal voorzien.

Formaat Doostypenummer Kleur - kwaliteit Binnenformaat (dxbxh in mm)
Klein 816.205 Grijsblauw - 3/11 zonder inzet: 128 x 95 x 40
Medium 816.191 Grijsblauw - 3/11

zonder inzet: 185 x 135 x 40

met inzet: 95 x 135 x 37

Groot 816.192 Grijsblauw - 3/11

zonder inzet: 128 x 95 x 40

met inzet: 185 x 240 x 37

Hou bij de grotere formaten glasplaten en bij liggende berging ook rekening met het gewicht. Laad de dozen, zeker bij staande berging, niet té vol, de bodem van de doos zou het wel eens kunnen begeven wanneer je de doos opheft. Ook kan de druk op de onderste glasplaten te hoog worden waardoor deze kunnen breken. Maak de doos dus liever net iets minder vol en vul de overgebleven ruimte op met opvulmateriaal.

Wanneer een doos niet volledig is gevuld, plaats dan de glasplaten in het midden en vul de vrije ruimtes rondom op: hierdoor kunnen de glasnegatieven niet omvallen en bevindt het zwaartepunt van de doos zich in het midden.

Hoe berg ik de dozen op?

Kies je best voor liggende of staande berging? Dat is afhankelijk van het type dozen die je gebruikt en dus ook van het formaat van de glasplaat. In de meeste gevallen (zeker voor kleinere formaten) kies je best voor liggende berging, al hou je ook hier best rekening met het gewicht en de formaten zoals we hierboven al aanhaalden.

w1440h700zcCq85_vullen_dozen_glasplaten.jpeg

 

Verzameldozen bijbestellen? Dat kan via het bestelformulier.

 


Hoe en waar breng ik de barcodes aan?

Elke glasplaat moet een unieke barcode krijgen. Hiervoor gebruik je ofwel barcodes van meemoo, ofwel je eigen barcodes.

  Let op: als je gebruik maakt van je eigen barcodes, breng ons dan tijdig op de hoogte via de projectmanager. Dit vereist namelijk een aanpassing in het barcode-veld in AMS.

A-barcode

De meemoo-barcode voor de glasplaten (primaire verpakking) ziet er uit als volgt:

w700q85_Abarcode.jpeg

Waarbij:

  • A = dragerbarcode
  • GPL = afkorting voor drager ‘glasplaat’
  • SAM = een door meemoo gekozen afkorting van jouw instellingsnaam
  • 000001 = uniek oplopend volgnummer

De barcode wordt gekleefd op de primaire verpakking, indien mogelijk telkens in de rechterbovenhoek. Indien de bovenhoek niet past, kleef de barcode dan iets lager.

 Is er geen primaire verpakking aanwezig omdat de glasplaten bv. in een houten kist zitten? Breng dan de barcodes aan op schutblaadjes, aangeleverd door meemoo. Het schutblaadje met de barcode bevindt zich in de kisten altijd voor de betreffende glasplaat. Ook hier kleef je de barcode in de rechterbovenhoek.

w700q85_GPL_fourflap_barcode.png

B-barcode

De meemoo-barcode voor de verzameldozen (secundaire verpakking) ziet er uit als volgt:

w700q85_Bbarcode.jpeg

Waarbij:

  • B = doosbarcode
  • GPL = afkorting voor drager ‘glasplaat’
  • SAM = een door meemoo gekozen afkorting van jouw instellingsnaam
  • 000001 = uniek oplopend volgnummer

Bij de verzameldozen hanteren we dezelfde vuistregel: kleef de barcode ook hier in de rechterbovenhoek. Dit komt er in de meeste gevallen op neer dat de barcode op het deksel rechtsboven wordt gekleefd.

GPL_doos_groot_staand.pngGPL_doos_klein_medium.png

 

Barcodes bijbestellen? Dat kan via het bestelformulier.

 


Hoe gebruik ik de barcodescanner?

Barcodes kunnen worden gelezen met een barcodescanner. Zo hoef je niet telkens de barcode manueel over te nemen in het registratiesysteem AMS. Je kan de barcodescanner dus gebruiken tijdens het registreren, wanneer je de barcodes aanbrengt. De barcodescanner werkt eigenlijk als een toetsenbordvervanging.

  1. Ga met je cursor in het veld staan waar de barcode ingescand moet worden ('Barcode drager' of 'Barcode verzameldoos')
  2. Scan de barcode.
  3. De barcode zal nu automatisch ingevuld worden in het veld.

Als je geen barcodescanner ter beschikking hebt, kan je deze altijd ook manueel invullen.

De barcodescanners die door meemoo aangeleverd worden zijn draadloos en worden geleverd met een basisstation en een USB-kabel die je in de computer kan inpluggen. Je hoeft hiervoor geen extra software te installeren. Via het basisstation dat aangesloten is op jouw computer laadt de barcodescanner op. Plaats de barcodescanner na gebruik dan ook steeds terug in het basisstation zodat je hem de volgende dag (helemaal opgeladen) weer kan gebruiken.

  Als je de batterij van de barcodescanner volledig laat leeglopen, zal de scanner geformatteerd worden en niet langer bruikbaar zijn. Het is dus belangrijk dat je de scanner regelmatig laat opladen. Je kan de scanner tot een afstand van maximum 40 meter van het bijgeleverde basisstation gebruiken.

Ontleen je graag een barcodescanner bij meemoo? Of heb je problemen om hem aan de praat te krijgen? Neem dan contact op met Koen via koen.vanacoleyen@meemoo.be. Hij helpt je graag verder.