circle-persian-green io-persian-green circle-curious-blue

Hoe ziet de planning eruit?

Hoe verloopt de digitalisering van audiovisueel materiaal?

De digitalisering van audiovisueel materiaal (of kortweg 'AV') wordt steeds aangepakt binnen afgebakende projecten. Deze projecten zijn meestal ingedeeld per dragertype (audio of video) of dragerformaat (bv. audiocassette of VHS). In sommige gevallen worden dragertypes gebundeld, als het bijvoorbeeld gaat over zeer kleine hoeveelheden (denk aan digitaliseringsproject 6) of als het signaal op de dragerformaten zeer gelijkaardig is (denk aan digitaliseringsproject 9). We noemen deze digitaliseringsprojecten ook wel eens digitaliseringsgolven.

  Hoe we een digitaliseringsproject van A tot Z aanpakken, lees je hier. Stap vier, de uitvoering, goten wij voor jou in een filmpje. Hoe verlopen de registratie en het transport, wat kan je van ons verwachten en wat zijn precies jouw taken?

 

 

De planning van de verschillende digitaliseringsprojecten in de tijd is afhankelijk van verschillende factoren. We kijken voornamelijk naar de algemene kwetsbaarheid en leesbaarheid van het dragerformaat en naar de beschikbaarheid van afspeelapparatuur.

Wat als je nog niet-gedigitaliseerde dragers in je archief hebt, die al binnen een project aan bod kwamen de voorbije jaren? Dit noemen we ‘combodigitalisering’. In dit meerjarig plan van aanpak digitaliseren we de dragerformaten uit vorige projecten op een gebundelde manier. Zelf nog dragers liggen? Je kan ze aanmelden voor digitalisering via de inventaristool. Hoe je dat doet, lees je hier.


Welke dragers maken deel uit van de verschillende golven?

Door materiaal van verschillende contentpartners per dragerformaat te groeperen, kunnen we de kosten van ieder digitaliseringsproject drukken zonder in te boeten aan kwaliteit. Daarom digitaliseren we audiovisuele dragers in ‘golven’ of digitaliseringsprojecten. Sommige digitaliseringsgolven groeperen verschillende dragerformaten.

Digitaliseringsgolf Formaten

Periode

Digitaliseringsgolf 1 U-Matic
Betacam SP en Betacam Oxide
Audiocassette
Kwartduim audiotape (1/4")
2014-2020
Digitaliseringsgolf 2 Betamax
Openspoelvideotapes (1/2", 1" en 2")
VCR
Wasrol
Draadspoel
Audio-cd-r (of cd-r(w) in digitaliseringsgolf 9)
2014-2016
Digitaliseringsgolf 3 Digital Betacam
Betacam SX
2017-2021
Digitaliseringsgolf 4 VHS 2016-2020
Digitaliseringsgolf 5 Schellakplaat
Lakplaat
2017-2020
Digitaliseringsgolf 6: weinig voorkomende dragers Audioformaten:
  • Openspoelaudiotapes (1/2", 1" en 2")
  • 8-track
  • Digital Audio Tape (DAT)
  • Grundig EN3
  • Microcassette
  • Minicassette
  • MiniDisc
  • Stenocassette
Videoformaten:
  • Kwartduim openspoelvideotape (1/4")
  • Cd-video
  • D1, D2 en D3
  • Digital8
  • Hi8
  • LaserDisc
  • MII
  • Video2000
  • Video8
  • Video-cd
2017-2018
Digitaliseringsgolf 7 (mini-)DV
(mini-)DVCAM
DVCPRO (25, 50 en HD)
2018-2020
Digitaliseringsgolf 8 Vinyl na 2023
Digitaliseringsgolf 9 Cd-da
Cd-r(w) (of audio-cd-r in digitaliseringsgolf 2)
Dvd-video
Dvd-r(w)
2019-2020
Digitaliseringsgolf 10 XDCAM in 2022

 


Welke projecten lopen momenteel?

XDCAM

Tussen 2021 en 2022 loopt bij meemoo het XDCAM-project. Dit project ligt op de lijn tussen een traditioneel digitaliseringsproject en digitale instroom. Daarom gaan we voor dit project op een iets andere manier te werk dan bij andere digitaliseringsprojecten. 

Bij andere digitaliseringsprojecten werkten we in het verleden met een service provider die de analoge dragers digitaliseerde, waarna de bestanden bij meemoo werden opgeslagen. Bij het XDCAM-project is er geen externe service provider. Het uitlezen van de XDCAM’s gebeurt door een contentpartner van meemoo die hier zelf de apparatuur voor heeft, waarna meemoo de bestanden verder verwerkt voor archivering in het meemoo-archiefsysteem.

Hoe we te werk gaan?

Omdat dit project een combinatie is van een digitaliseringsproject en digitale instroom verloopt het proces (van de verpakking van de fysieke dragers tot de archivering van de digitale bestanden) net iets anders:

  1. Bevestig het aantal te digitaliseren schijven
    Het bevestigen van het aantal schijven die jij als contentpartner wenst te digitaliseren doe je in de inventaristool van meemoo. Hiervoor kreeg je tijd tot 22 april 2022. 

  2. Barcodeer en registreer je materiaal
    Hierna zal een meemoo-medewerker contact met je opnemen om je twee zaken te bezorgen: 
    • Registratiemateriaal
      Je krijgt van ons een reeks barcodes voor de dragers. Elke schijf krijgt een unieke (A-)barcode. Deze unieke dragerbarcodes komen per twee. Eén barcode kleef je op de hoes (rechtsbovenaan), de andere op de drager zelf (in het midden, er is op de XDCAM-schijf een plaats voorzien om labels te kleven).
    • Registratietemplate
      Voor dit project werken we niet in de registratietool AMS, maar verzamel je een aantal metadata over de schijven in een spreadsheet. Die ontvang je zodra je start met de registratie en verpakking van je materiaal.
  3. Vul metadata aan
    Je vult per schijf of per clip de metadata aan in de spreadsheet. Er zijn twee tabbladen voorzien in de spreadsheet:
    • 1 waar je per schijf kan metadateren
    • 1 waar je per clip kan metadateren, indien je die informatie hebt
        Opgelet! Je vult enkel het tabblad in dat aansluit bij jouw situatie. Heb je bijvoorbeeld metadata per clip? Dan vul je enkel het tabblad per clip in, en niet het tabblad per schijf.
  4. meemoo gaat aan de slag:
    • Ophaling
      Een meemoo-medewerker haalt op een afgesproken datum de XDCAM-schijven op en brengt die naar de transferlocatie. Bij de ophaling van de dragers voorzien wij reeds gebarcodeerde dozen om de dragers in te laden. De registratie-template wordt hierna verder aangevuld met de (B)-barcode van de doos.
      • Ophalingsdocument
        In dit specifieke project maken we geen gebruik van de registratietool AMS. Hierdoor kunnen we de dragers niet traceren. Daarom zorgen wij voor een document waarin je bevestigt dat de schijven werden opgehaald.
    • Plaatsing op de FTP-server
      Een medewerker op de transferlocatie leest de XDCAM’s uit en zet de afzonderlijke clips op de schijven over op de meemoo FTP-server (dit is een beveiligde omgeving, opgezet door meemoo).
    • Verwerking van je bestanden
      Een meemoo-medewerker verwerkt van hieruit de bestanden verder (o.a. MD5-checksums maken) en koppelt ook de metadata die je op voorhand aanleverde, en die werden aangevuld met metadata over de transfer. Hierna stromen de bestanden binnen in het meemoo-archiefsysteem.
    • Kwaliteitscontrole
      Na de archivering van de bestanden én de metadata controleren wij of alle bestanden goed gearchiveerd zijn (de end-to-end controle) en bezorgen we jou een rapport.
    • Terugbezorging
      Een meemoo-medewerker haalt de XDCAM-schijven opnieuw op bij de contentpartner die de transfer uitvoerde en levert deze terug bij de eigenaar van het materiaal.
  5. Bevestig de teruglevering
    Je ondertekent een document dat bevestigt dat de schijven werden teruggebracht.
  6. Ga een de slag met je bestanden in het meemoo-archief!
Heb je vragen? Dan kan je steeds bij terecht bij Laura Ulens. Zij zal dit project van begin tot einde opvolgen.

 

Combodigitalisering

De afgelopen jaren kon meemoo meer dan 530.000 audiovisuele dragers digitaliseren. Voor sommige dragerformaten en digitaliseringsprojecten zit het er dus al op. Maar wat als jij nog dragers van deze types aantreft? Of als je als nieuwe contentpartner nog ongedigitaliseerde dragers uit deze projecten hebt liggen?

Laat het ons weten via de inventaristool 

Vanaf 2022 introduceren wij een nieuw actieplan voor het digitaliseren van deze hoeveelheden, genaamd combodigitalisering. In dit plan van aanpak willen we de komende jaren kleinere hoeveelheden van een brede waaier aan dragerformaten digitaliseren. We sluiten hiervoor een raamovereenkomst met enkele digitaliseringsbedrijven; onze groep van ‘trusted partners’. Deze gunning gebeurt via een minicompetitie. Geef dus zeker aan in de inventaristool als je nog dragers aantreft in je collectie die nog niet gedigitaliseerd werden in één van meemoo's projecten.

Helaas zullen niet alle dragerformaten in dit actieplan kunnen worden meegenomen. Dit is afhankelijk van hoeveel er worden aangemeld, en hoe complex de digitalisering zelf is.

 

Deze dragerformaten uit eerdere digitaliseringsprojecten zitten in scope voor combodigitalisering:

 

     
8-track Cd-da Digital Audio Tape (DAT)
Audiocassette Cd-r(w) Digital Betacam
Betacam Oxide Cd-video Digital8
Betacam SP D1 DV
Betacam SX D2 DVCAM
Betamax D3 DVCPRO (25, 50 en HD)
Draadspoel D9 Dvd-r(w)
Dvd-video Grundig EN3 Hi8
Lakplaat Microcassette MII
LaserDisc Minicassette MiniDisc
Openspoelaudiotapes (1/4", 1/2", 1" en 2") Openspoelvideotapes (1/4", 1/2", 1" en 2") Schellakplaat
Stenocassette U-Matic VCR
VHS Video-cd Video2000
Video8 Wasrol  
Hoe je met de inventaristool aan de slag gaat, lees je hier. Heb je nog geen toegang tot de tool? Vraag het aan via jouw accountmanager of projectmanager Koen Van Acoleyen.

Project 1: Videocombo

Het eerste project dat we binnen combodigitalisering aanpakken, draagt de naam Videocombo. We selecteerden hiervoor een verzameling van magnetische videoformaten die minder courant zijn. Het gaat om de volgende 13 dragerformaten:

 

 

 

¼ inch open reel video

Betamax

VCR

½ inch open reel video

D2

Video2000

1 inch open reel video

Digital8

Video8

2 inch open reel video

Hi8

U-Matic

Betacam Oxide

 

 

De videodragerformaten Betacam SP/SX, Digital Betacam, VHS, dvd en de DV-formaten worden in dit specifieke project niet opgenomen en komen op een later moment aan bod.

Hoe we te werk gaan?

 

  1. Meld de dragers aan
    Tot vrijdag 29 april 2022 kon je de cijfers van deze formaten aanmelden in de inventaristool. Hierna wordt de scope opgemaakt.
  2. Bevestig de aantallen
    We lanceren het project via de inventaristool. Heb jij dragers aangemeld, dan krijg je een e-mailmelding met de vraag om de ingegeven cijfers van deze dragerformaten definitief te bevestigen.
  3. Registratie- en verpakkingsmateriaal
    Na jouw bevestiging zal een meemoo-medewerker je contacteren over het bezorgen van het registratie -en verpakkingsmateriaal. We bezorgen je  een overzicht van het aantal dozen/barcodes/opvulmateriaal dat voor jouw instelling voorzien wordt. 
  4. Registreer je dragers
    Vervolgens kan je aan de slag met de registratie en verpakking van jouw materiaal. Dit doe je in ons registratiesysteem AMS. Zoek je meer info rond het registreren in AMS of het barcoderen van de dragers? Bekijk dan zeker eens deze handleiding. De registratie van de dragers dient klaar te zijn tegen midden juli 2022.
  5. meemoo gaat aan de slag:
    • Ophaling
      Een meemoo-medewerker neemt contact op om afspraken te maken rond de ophaling van de dragers.
    • Digitalisering
      Na registratie worden de dragers overgebracht naar het digitaliseringsbedrijf, waar ze gedigitaliseerd worden.
    • Terugbezorging
      Zodra alle dragers door het digitaliseringsbedrijf verwerkt zijn, contacteren we je opnieuw om afspraken te maken rond de teruglevering van de analoge dragers.
  6. Aan de slag in het meemoo-archiefsysteem!
    Tot slot worden de digitale bestanden aan meemoo geleverd. Van zodra deze ge-ingest zijn, kan je ze via het meemoo-archiefsysteem (MAM) bekijken, een kwaliteitscontrole uitvoeren en de bestanden verrijken met metadata.
Heb je vragen? Dan kan je steeds terecht bij projectleider Koen Van Acoleyen.