circle-persian-green io-persian-green circle-curious-blue

De contracttool: handleiding

Wat is de contracttool?

Contract.meemoo.be, of kortweg de contracttool, is een instrument voor het bijhouden van documenten met betrekking tot de samenwerking tussen meemoo en de contentpartner. Elke contentpartner heeft een eigen dossier in deze tool, waar je:

  • ondertekende documenten zoals de intentieverklaring en samenwerkingsovereenkomst kan vinden
  • taken voor het invullen, goedkeuren en/of ondertekenen van een document kan opvolgen

Naar de contracttool

 


Wie heeft toegang?

Met je gekende meemoo-account kan je inloggen op de contracttool. Via het tabblad Diensten op het partnerportaal kan je nakijken of je al toegang hebt.

w1440q85_Contract-home.jpeg

We geven volgende personen vooral toegang tot de tool:

  • zakelijke en administratieve medewerkers
  • de directie
  • de centrale contactpersonen

Zij zijn degenen die de documenten moeten goedkeuren en/of ondertekenen.

Heb je nog geen toegang? Vraag dit dan aan via jouw accountmanager of via support@meemoo.be. 

 


Waar vind ik mijn taken, dossier en documenten terug?

Waar vind ik mijn taken?

Wanneer je inlogt op contract.meemoo.be kom je automatisch op Mijn taken terecht. Als er openstaande taken zijn voor jou, dan vind je die in dit overzicht terug. Zijn er geen openstaande taken, dan zal dit overzicht leeg zijn.

Het overzicht van alle openstaande taken (die door een collega of door meemoo moeten worden uitgevoerd), vind je terug via het vergrootglas-icoon rechtsboven. Vervolgens klik je op het tabblad Open taken.

w1440q85_2_mijn_taken.jpeg

Elke taak die moet uitgevoerd worden binnen een dossier wordt aan een specifieke medewerker van jouw organisatie toegewezen. Dit is meestal de centrale contactpersoon, maar kan op vraag ook een administratief medewerker zijn of de directie. Deze medewerker ontvangt dan een e-mailmelding als er een taak klaarstaat in het dossier, zoals bv. het goedkeuren van een document.

  Je kan zelf geen taken toewijzen aan een andere persoon. Indien de taak aan iemand anders binnen jouw organisatie dient toegewezen te worden, neem dan contact op met jouw accountmanager of support@meemoo.be.

Waar vind ik Dossiers?

Als je inlogt op de tool vind je, naast Mijn taken bovenaan links, ook de tab Dossiers. Via deze tab kan je doorklikken naar het dossier van jouw organisatie. Hier krijg je eerst een lijstweergave van het dossier, het dossiertype en de laatste activiteit. Als je klikt op de naam van het dossier, kom je in je eigen dossieroverzicht terecht.

w1440q85_3_overzicht_dossier.jpeg

Binnen een dossier vind je in één oogopslag de documenten en de eventueel daaraan gerelateerde taken terug. Standaard vind je de volgende hoofddocumenten terug in een dossier:

Als er geen openstaande taken zijn, dan staat er de volgende melding te lezen: "Er lopen momenteel geen processen om tot een [naam document] te komen of de huidige [naam document] te herzien."

Als er al een eerdere versie van het document aanwezig is, kan je dit steeds raadplegen in pdf-versie. Dit document is de heersende versie tot het nieuwe document is goedgekeurd en/of ondertekend.

 


Hoe zoek ik in dossiers, taken en documenten?

Via het vergrootglas-icoon rechtsboven kan je zoeken op specifieke dossiers, taken of documenten. Je komt automatisch op een lijstweergave terecht onder de tab Dossiers, waar je naast de dossiernaam ook het dossiertype, het tijdstip van de laatste activiteit en de gerelateerde taken en documenten ziet, waarop je kan doorklikken.

w1440q85_4_dossier_via_zoeken.jpeg

Ben je specifiek op zoek naar een openstaande taak of een document? Dit vind je terug via de tabs rechts van Dossiers, namelijk bij Open taken of Documenten. Het zoeken naar documenten kan interessant zijn als je wil teruggaan naar een bepaalde fase in het ondertekeningsproces, bv. als je opnieuw naar de formulierweergave wil van een goedgekeurd of ondertekend document.

 


Hoe onderteken ik de intentieverklaring?

Het invullen en ondertekenen van de intentieverklaring is de eerste stap die nodig is om contentpartner van meemoo te worden. In dit document geef je aan of je geïnteresseerd bent in een samenwerking met meemoo, kan je de samenwerkingsovereenkomst alvast inkijken en vul je verder hoofdzakelijk contactgegevens in.

Ben je als contentpartner vóór 2016 ingestapt? Dan heb je waarschijnlijk geen intentieverklaring ingevuld en ondertekend. Dit document zal je dan ook niet terugvinden in jouw dossier.

w1440q85_A_flow_ITV.jpeg

1. Vul de intentieverklaring in

Meemoo zal de intentieverklaring klaarzetten in jouw dossier. Via een e-mailmelding word je op de hoogte gebracht dat je de taak moet uitvoeren. Klik op de taak Vul de intentieverklaring meemoo in in de mail of ga rechtstreeks naar jouw dossier via contract.meemoo.be en klik op de groene knop Uitvoeren.

w1440h700zcCq85_5_vul_itv_in.jpeg

Je kan het formulier tussendoor opslaan via het diskette-icoon rechtsonderaan. Zo bewaar je wat je al hebt ingevuld, en kan je er eventueel later aan verder werken. Als je het formulier volledig hebt ingevuld, kan je via het downloaden-icoon rechtsboven (pijltje naar beneden) het ingevulde formulier downloaden.

w1440q85_6_downloaden_itv.jpeg

2. Finaliseer en verzend de taak

  1. Druk het gedownloade document af.
  2. Voeg naam, datum en handtekening toe op de daarvoor voorziene plek.
  3. Scan het document in
  4. Laad het opnieuw op in de tool, onderaan het formulier (groene knop Voeg bestand toe).

Als je alle gegevens correct hebt ingevuld en de ondertekende bijlage hebt toegevoegd, kan je de taak afronden via Taak verzenden rechts onderaan. Zo komt het ingevulde formulier bij meemoo terecht.

w1440q85_7_taak_verzenden_itv.jpeg

3. meemoo controleert 

Meemoo zal vervolgens controleren of je alle gegevens correct hebt ingevuld. Vervolgens zijn er drie opties afhankelijk van wat je hebt ingevuld:

  • Als meemoo de intentieverklaring heeft goedgekeurd, dan zal je daarvan een bevestiging ontvangen per e-mail. Het proces is afgerond.
  • Als meemoo de intentieverklaring heeft gecontroleerd, maar je hebt op één van de vragen bovenaan het formulier ‘Neen’ geantwoord, zal meemoo rechtstreeks contact met je opnemen.
  • Als meemoo de intentieverklaring heeft gecontroleerd, maar er ontbreken nog gegevens of een bijlage, dan krijg je opnieuw de taak ‘Vul de intentieverklaring in’ toegewezen. Je ontvangt hiervan een e-mailmelding.

Als alles correct is ingevuld door jou, zal dit proces afgerond worden en kan je het ondertekende document te allen tijde raadplegen in jouw dossier op contract.meemoo.be.

 


Hoe onderteken ik de samenwerkingsovereenkomst?

Meemoo sluit met elke contentpartner een samenwerkingsovereenkomst af waarin afspraken worden vastgelegd tussen beide partijen. Dit document dient formeel ondertekend te worden. De samenwerkingsovereenkomst bevat een hoofddocument met twee bijlagen en (optionele) addenda.

Onderstaande addenda kunnen, indien van toepassing, toegevoegd worden aan de samenwerkingsovereenkomst:

  • Aanduiding contentpartners (voor contentpartners die onder een koepel vallen)
  • Dienstverlening inzake de digitalisering en ontsluiting van kunstwerken, erfgoedobjecten of topstukken (voor contentpartners die erkende musea zijn en beroep doen/deden op deze dienst)
  • Protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens (GDPR)
  • Overeenkomst voor de bescherming van persoonsgegevens (GDPR)
  • Specifieke afspraken met contentpartners

>> Meer info over de samenwerkingsovereenkomst

 

w1440q85_swo_ondertekeningsproces_drawio_2.png

 

Meemoo zal het te ondertekenen hoofddocument met bijlagen van de samenwerkingsovereenkomst klaarzetten in jouw dossier op contract.meemoo.be. Via een e-mailmelding word je op de hoogte gebracht dat aan jou een taak is toegewezen.

  1. Klik op de taak Goedkeuren voorgestelde documenten samenwerking meemoo in de e-mail.
  2. Klik bij de taak op Uitvoeren.
      Tip: Je kan ook rechtstreeks inloggen op contract.meemoo.be en via het Taken- of Dossieroverzicht doorklikken op de taak die aan jou is toegewezen.
  3. Vervolgens kan je de goed te keuren document(en) raadplegen door de document(en) te downloaden.
  4. Neem de document(en) door.
  5. Vul in de document(en) de contactgegevens van jouw organisatie aan.
  6. Geef aan of je:

Akkoord gaat

Indien je akkoord gaat met de voorgestelde document(en), kan je dit bevestigen door Ja aan te klikken. De voorgestelde document(en) kunnen zowel digitaal als op papier getekend worden. Je kan slechts één ondertekeningswijze kiezen.

  • Digitaal:
    Dit kan met een programma naar keuze (DocuSign, iSignFlow, Connective, etc.), zolang de documenten ondertekend worden met een handtekening die gebaseerd is op een certificaat. Gebruikt jouw organisatie geen specifiek programma om digitaal te ondertekenen? Dan kan je Adobe Acrobat Reader gebruiken. Hier vind je alvast de nodige toelichting.
     Let op: vergrendel het document niet bij de ondertekening. Dit verhindert meemoo om hierna de documenten te ondertekenen. Laad de documenten na ondertekening op en klik op Taak verzenden. Meemoo zal vervolgens de documenten digitaal ondertekenen en opladen in contract.meemoo.be.

w1440q85_Schermafbeelding_2022_04_01_om_11_42_48.png

  • Papier:
    Print alle documenten en onderteken ze in tweevoud. Bezorg beide versies met de post aan meemoo vzw (Ham 175, 9000 Gent). Vul het Retouradres in in de contracttool en klik daarna op Taak verzenden. Meemoo zal beide documenten ondertekenen, een papieren versie terugsturen naar het Retouradres en een digitale versie opladen in contract.meemoo.be. Je zal een bevestiging krijgen als meemoo de documenten in jouw dossier heeft opgeladen en dus raadpleegbaar zijn voor jou.

w1440q85_Schermafbeelding_2022_04_01_om_11_43_01.png

Niet akkoord gaat

Indien je niet akkoord bent met de voorgestelde document(en), dan vink je de tweede optie aan. Je krijgt hier de gelegenheid om aan te geven waarom je niet akkoord kan gaan. Om deze te verzenden klik je rechts onderaan op de knop Taak verzenden. Op die manier wordt meemoo op de hoogte gebracht en zal meemoo rechtstreeks contact met jou opnemen.

w1440q85_Schermafbeelding_2022_05_18_om_13_55_53.png

 

Bestanden in dit artikel: